Tras más de seis años de espera, y luego de una álgida discusión, este martes el Senado aprobó la reforma al sistema registral y notarial. De esta forma, fue despachada a ley. Conforme al procedimiento legislativo vigente, la iniciativa que moderniza el sistema registral y notarial en sus aspectos orgánicos y funcionales, irá al Tribunal Constitucional (TC) para su control respectivo de constitucionalidad. Durante la tramitación, tanto en la Cámara como en el Senado, se escuchó y trabajó en colaboración con diversas partes interesadas: profesionales del área legal, notarial y registral; expertos en economía, académicos y representantes de la sociedad civil.
Reforma al sistema registral y notarial
La nueva normativa establece criterios para los nombramientos de notarios, conservadores y archiveros. Por ejemplo, se radica en el Servicio Civil las etapas de convocatoria, evaluación y elaboración de la propuesta de candidatos seleccionados. Lo anterior «busca terminar con las barreras que actualmente existen para que personas ajenas a los circuitos judiciales accedan a estos cargos. El sistema se abrirá hacia el mérito», se indica. Igualmente, conforme a la normativa «el Presidente de la República podrá seleccionar a uno entre los postulantes que ocupen los tres primeros lugares del listado (una terna), mediante resolución fundada en el plazo de 20 días hábiles».
Igualmente, destaca la creación de nuevos oficios. Para abrir nuevos oficios, el proyecto prescribe nuevos requisitos técnicos obligatorios como las necesidades económicas de la zona, la calidad del servicio y el acceso de la población a estos oficios. Dichos criterios deberán ser considerados en los informes que emitan el Fiscal Judicial de la Corte Suprema (que deberá recoger, entre otras, la opinión de la respectiva Corte de Apelaciones) y el Ministerio de Justicia y DDHH para determinar si es pertinente la creación. A lo anterior se suma la eliminación de la exigencia del informe favorable de la Corte de Apelaciones.
- Nuevas inhabilidades e incompatibilidades para ser notarios, conservadores y archiveros (NCyA), y prohibiciones de contratación por vínculos familiares.
- Régimen de fiscalización.
- Competencias al Servicio Nacional del Consumidor en estos ámbitos.
- Establecimiento de aranceles a través de un mecanismo técnico y objetivo.
- Mejoras en la calidad del servicio para los usuarios.
Nuevas inhabilidades e incompatibilidades
Una de las críticas al actual sistema radicado en el Poder Judicial es la alta concentración de parientes de miembros del poder judicial que son designados notarios y conservadores. La reforma introduce una prohibición para que familiares de determinadas autoridades (Cónyuge, conviviente civil o quien se encuentre ligado por matrimonio, acuerdo de unión civil, parentesco de consanguinidad hasta el tercer grado inclusive, por afinidad hasta el segundo grado, o por adopción) puedan ser incluidos en las nóminas de selección y/o nombrados como notarios, conservadores y archiveros, extendiéndose esta restricción por un plazo de un año contado desde el cese efectivo de la respectiva autoridad en su cargo. También establece un régimen de fiscalización. Por un lado, cuerpo legal detalla los mecanismos de fiscalización, regula el procedimiento disciplinario y exige transparencia de la labor de los fiscales judiciales a través de informes periódicos y sitios web. Igualmente, se radica la fiscalización notarios, conservadores y archiveros en la Fiscalía Judicial (dentro de cuyas funciones se encuentra la de vigilar la conducta funcionaria de ministros, tribunales y empleados del orden judicial). Asimismo, se reconocen competencias al Servicio Nacional del Consumidor para ejercer sus potestades en estos ámbitos. El Servicio Nacional del Consumidor deberá velar por el cumplimiento de las disposiciones de dicha ley, del Código Orgánico de Tribunales u otras leyes especiales que digan relación con la calidad del servicio prestado y la protección a los derechos de los consumidores. En otro ítem, se dispone que el arancel a cobrar por los servicios se establecerá a través de un mecanismo técnico y objetivo que permita establecer precios máximos, los que necesariamente deberán ser respetados por notarios, conservadores y archiveros.
Mejoras en la calidad del servicio para usuarios
Los NCyA deberán contar con infraestructura y equipamiento tecnológico para la transmisión, comunicación y recepción de documentación digital, ofreciendo acceso remoto y gratuito a sus registros, para la consulta de la información y documentos contenidos en sus registros digitales. Además, se obliga a disponer de una página web que informe, a lo menos, sobre la ubicación, horarios, trámites, requisitos y tarifas, junto con un canal para la recepción de consultas, reclamos y sugerencias. Se establecen también horarios mínimos de funcionamiento y atención al público, durante el cual el NCyA deberá permanecer obligatoriamente en sus oficinas (sin perjuicio de la realización de aquellas diligencias fuera de sus oficinas que la propia ley autoriza).
